Cómo aprovechar al máximo sus nuevas herramientas de colaboración

Google presentó Smart Canvas el año pasado para simplificar el proceso para que varias personas trabajen juntas en documentos.

El año pasado, Google lanzó Smart Canvas. Este es un arsenal de herramientas de productividad para ayudar a los trabajadores que desean colaborar con sus colegas en Google Workspace.

A medida que los equipos cambian a arreglos de trabajo remotos y combinados, han introducido nuevas formas de interactuar en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google con marcadores, plantillas, listas de verificación y más.

A principios de este año, Google agregó varias actualizaciones nuevas a Smart Canvas. Aquí se explica cómo usarlo.

GIF: Google

Los usuarios ahora pueden aprovechar los resúmenes generados automáticamente de los documentos en los que están trabajando en Google Docs. La herramienta tiene como objetivo ayudar a los trabajadores a ahorrar tiempo y repasar los puntos principales de un documento sin tener que leer todo el texto si no es relevante para ellos.

La IA integrada de Google sugerirá un resumen, pero los resúmenes también se pueden editar manualmente. Para hacer esto, simplemente haga clic en el signo más al lado del cuadro de resumen en el lado izquierdo de la pantalla en Google Docs.

También en Docs, Google introdujo un formato continuo que permite a los usuarios eliminar los bordes de la página para crear una superficie que se expande al dispositivo o pantalla en la que están trabajando. Esta actualización está dirigida específicamente a trabajadores híbridos y trabajadores remotos y tiene como objetivo facilitar la colaboración entre pantallas. Si un usuario necesita imprimir un documento o convertirlo a PDF, puede volver fácilmente a la vista numerada.

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Para cambiar a la vista sin página, haga clic en «Archivo» en la barra de menú superior y aparecerá un menú desplegable. A continuación, haga clic en Configuración de página, que abrirá un cuadro emergente con la opción de cambiar entre las dos vistas numeradas y la vista sin páginas con un solo clic.

Google también ha creado algunos accesos directos integrados en sus Documentos y Hojas de cálculo que pueden permitir a los usuarios, por ejemplo, obtener una vista previa de un enlace de Google Maps directamente desde un documento.

Al hacer clic en Smart Slide (objetos en los que se puede hacer clic que extraen información relevante directamente en el panel de colaboración), los usuarios pueden abrir una vista previa del enlace de Google Maps en una miniatura o en un panel lateral dentro del documento. Esto significa que no tiene que salir del documento para ver el mapa.

También hay un chip inteligente People, que hace algo muy similar: haces clic en el nombre de una persona y su información, como el cargo y la empresa, aparece en el panel lateral.

Puede arrastrar esta información al documento en el que está trabajando escribiendo «@». Esta acción abrirá una lista desplegable de los nombres de tus contactos de Google. Puede especificar un nombre para extraer su información.

Las personas mencionadas en los documentos no están notificadas. Sin embargo, puede darles acceso al documento haciendo clic en Compartir en el cuadro emergente que aparece a la derecha de la pantalla cuando hace clic en su nombre en el documento.

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Estas diapositivas inteligentes están diseñadas para brindar más contexto a sus documentos, y también puede usar marcas @ para insertar diapositivas inteligentes para archivos y reuniones.

Al escribir «reunirse», aparecerá una ventana emergente con una lista de sus reuniones. Al seleccionar uno, aparecerá información preformateada sobre esa reunión, como asistentes, archivos y notas.

Un ejemplo de cómo el lienzo inteligente de Google extrae la información de la reunión en los documentos.

Imagen: google

“Apoyar nuevas formas de trabajar se está convirtiendo en un mandato para las organizaciones en todas las regiones e industrias, ya sea para empleados remotos, cooptados, en la oficina o de primera línea”, dijo Vishnu Sivaji, Gerente de Producto del Grupo Google Workspace. Entrada en el blog Publicado en febrero.

Sivaji agregó que los trabajadores «buscan adoptar tecnologías que reduzcan el contacto de las personas al cambiar entre una gran cantidad de herramientas y pestañas para lograr la colaboración».

Todas las funciones están disponibles para los usuarios de Google Workspace.

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